Актуальные вопросы обслуживания офисной техники

Кому поручить обслуживание офисной техники, компьютеров и программ? Что выгоднее — собственный штатный инженер или договор с сервисной компанией?

Качественная и бесперебойная работа офисной техники является одним из решающих факторов для успешной работы офиса и четкого, слаженного делопроизводства. На практике сложилось три варианта решения проблемы обслуживания офисной техники: принять на постоянную работу квалифицированного инженера или системного администратора, взять такого человека в штат в режиме «приходящий специалист», то есть не на полный день, а в режиме «мастера по вызову», либо заключить договор на обслуживание офисной техники со специализированной компанией — сервисным центром.

Выбор варианта определяется количеством, видами и качеством офисной техники, уровнем подготовки пользователей, а также тем, насколько критично для бизнеса быстрое восстановление и поддержание непрерывной корректной работы техники. В каждом отдельном варианте есть свои плюсы и минусы.

Если в компании задействованы 1—2 компьютера, не используется сложная офисная техника (копировальные аппараты, учрежденческие телефонные станции, лазерные принтеры и т. п.), уровень пользователей довольно высокий (то есть не требуются постоянные консультации по использованию стандартных приложений), то возможным решением будет нанять «приходящего специалиста». Приходящий специалист обходится фирме дешевле, однако в таком подходе есть определенный риск: он не всегда оперативно появится в офисе, у него может не отвечать мобильный телефон, он в большинстве случаев не является специалистом высокого уровня, не готов посвятить именно вашим проблемам достаточно своего времени.

Когда в компании более 5 компьютеров, несколько единиц офисной техники, и, кроме того, используется специальное программное обеспечение, то штатный системный администратор или инженер, постоянно находящийся на месте, чаще всего необходим. Он может решать стандартные проблемы, оперативно консультировать пользователей, осуществлять небольшие настройки программного обеспечения, управлять политикой пользования Интернетом и электронной почтой.

При более высокой квалификации системный администратор может даже оперативно дописывать необходимые небольшие блоки в офисное программное обеспечение, перепрограммировать телефонную станцию на пользовательском уровне, диагностировать неисправности в технике.

Однако ни один администратор не может быть универсалом, справиться со всеми возникающими проблемами, регулярно проводить профилактику, тем более в развивающейся фирме, где число компьютеров постоянно растет. Поэтому для большинства компаний среднего и большого размера самым разумным решением является договор с сервисным центром плюс, при необходимости, собственный инженер. Сервисные компании в настоящее время предоставляют различные варианты тарифных планов абонентского обслуживания, учитывающие особенности предприятия.

Как правило, стоимость обслуживания офиса по договору с сервисной службой значительно ниже месячной зарплаты квалифицированного IT специалиста, причем эти расходы можно списать на себестоимость производства. Заключая договор на обслуживание техники, вы получаете в своё распоряжение целый штат профессионалов различного профиля от ремонта компьютерной и оргтехники и интеграции локальных сетей, до разработки и внедрения корпоративных информационных систем на базе программных продуктов 1С. Серьезный сервисный центр заранее изучает потребности клиента, и при необходимости может заключить договор, предусматривающий предоставление клиенту замену оборудования на время ремонта.

Много вопросов в офисах вызывают проблемы с печатью на струйных принтерах – кажется, только поменяли картридж, а на документах уже снова появились белые полосы. Нужно ли снова менять картридж? Как избежать таких проблем?

В струйной печати в качестве красителя используются специальные чернила, быстро высыхающие при контакте с воздухом. Они попадают на бумагу через сопла — тончайшие каналы в печатающей головке. Если она взаимодействует с воздухом, чернила могут засохнуть, закупорив сопла. Признаком этого являются поперечные направлению подачи листа белые полосы на распечатке, и не всегда чистка головки, даже многократная, позволяет от этого избавиться (печатающая головка считается безнадёжно испорченной, если её работоспособность не удаётся восстановить с помощью 5 подряд циклов очистки). Эта особенность, обусловленная техническими характеристиками, присуща струйным принтерам EPSON.

Как показывает практика, наиболее часто высыхают печатающие головки, когда картридж извлекается из принтера на продолжительное время с целью его замены или просто из любопытства. Сравнительно реже печатающие головки высыхают в принтерах, которые длительное время не эксплуатировались. Нужно учитывать, что головки, длительное время хранившиеся без защиты от проникновения воздуха, могут не поддаваться полному восстановлению.

Заменять чернильницы картриджа желательно, не дожидаясь полного расхода чернил, чтобы предотвратить попадание воздуха из опустевшей чернильницы в сопла печатающей головки. Необязательно каждый раз покупать довольно дорогой оригинальный новый картридж. Можно купить более дешевый совместимый картридж или просто заправить старый картридж подходящей краской. Но не пытайтесь сделать это самостоятельно. Эту операцию мы советуем доверять только квалифицированным специалистам — пролившаяся краска из неправильно заправленного картриджа может запросто испортить принтер. Кроме того, чернила небезопасны, поэтому избегайте длительного контакта чернил с кожей рук.

Всегда выключайте принтер кнопкой POWER перед тем, как отключить его от сети питания, и особенно перед транспортировкой, иначе каретка может оказаться не закрепленной и получить механические повреждения.

Не следует отключать струйный принтер от сети каждый раз, когда Вы заканчиваете работу, и длительный простой принтера не планируется: после включения процессор принтера запустит цикл более глубокой очистки, полагая, что аппарат долгое время не эксплуатировался, а каждая такая процедура связана со значительным расходом чернил.

Снимайте чернильницу с печатающей головки лишь тогда, когда Вы готовы немедленно заменить её на новую, поэтому хорошо всегда иметь под рукой запасные чернильницы.

Если Ваш принтер допускает использование разных картриджей (чёрный, цветной, фото, флуоресцентный, сканирующий), то храните неиспользуемые в данный момент картриджи в специальных контейнерах, входящих в комплект принтера.

Ни при каких обстоятельствах не прикасайтесь к контактной площадке картриджа, а также к его нижней части, где расположены сопла. Не ставьте печатающую головку соплами на твёрдую поверхность. Не пытайтесь снова запечатать распакованный картридж клейкой лентой или его собственными упаковочными материалами, так как при этом пыль, находящаяся на упаковке, может попасть в сопла головки.

После замены картриджа (или только чернильницы, если это предусмотрено конструкцией картриджа), а также при выключении принтера, следите, чтобы печатающая головка вставала в крайнее положение — над блоком парковки. Принтер, таким образом, защищает сопла головки, заполненные чернилами, от высыхания и попадания пыли.

Все вышеуказанные советы пригодятся в тех организациях, где обслуживание техники производится своими силами. Предприятия, для которых в силу особенностей бизнеса ситуации сбоев печатающих устройств недопустимы, часто предпочитают приобретать расходные материалы в сервисных компаниях, заключая одновременно договор на их установку в принтеры. В таком случае, во-первых, установка выполняется квалифицированным специалистом, во-вторых, при любом сбое представитель сервисной компании приедет и разберется с проблемой на месте у заказчика.

В продаже есть расходные материалы для лазерных принтеров, которые продавцы называют «неоригинальными» или «совместимыми». Они гораздо дешевле оригинальных, но на упаковках стоят совершенно другие названия, не те, что на принтере. Можно ли пользоваться такими расходниками?

К расходным материалам для лазерной печати принято относить все, что имеет конечный ресурс, который меньше расчетного конечного ресурса самого принтера или копира. Как правило, речь идет о картриджах, прижимных и нагревательных элементах и ряде других позиций.

Призыв пользоваться только оригинальными расходными материалами – обязательный элемент маркетинговой стратегии поставщиков печатающих устройств. Каждый производитель офисной техники изготавливает также и оригинальные расходные материалы. Это самый прибыльный сегмент рынка. Производители иногда скромно признаются в том, что они продают устройства практически по цене себестоимости и компенсируют потери при продаже расходных материалов и запасных частей.

Однако наряду с оригинальными расходными материалами существуют и другие, неоригинальные, их принято называть совместимыми. Это картриджи и тонеры, которые производятся независимыми поставщиками и продаются через альтернативные торговые сети. Стоят они значительно дешевле оригинальных. Опытные специалисты из сервисных центров утверждают, что речь идет об одной и той же группе товаров с аналогичными потребительскими свойствами. Это не подделки, это легально производимая продукция, которая продается по всему миру. Производители совместимых расходных материалов занимают юридически безупречную позицию. Совместимые тонеры имеют оригинальную рецептуру, производители гарантируют нормальную работу печатающих устройств.

Надежные расходные материалы, уже проверенные на практике, выпускают, например, компании ProfiLine, Defender, AQC, Jetta, Fuji.

Учитывая очень низкую стоимость большинства современных неоригинальных картриджей и хорошее качество, покупатели часто предпочитают полностью заменить картридж, а не отдавать на заправку.

Почему стоимость заправки картриджей в разные принтеры иногда отличается очень существенно? Это ценовая политика сервисных компаний, или это может быть связано с особенностями принтеров?

Термин «заправка» не совсем точно отражает процесс, происходящий с картриджем в сервисе. Картридж проходит техническое обслуживание: полную разборку, очистку, все его элементы проверяются на пригодность, затем он заправляется тонером, собирается.

Сегодня довольно много компаний, специализирующихся на поставках совместимых расходных материалов, предлагают услуги по заправке картриджей для лазерных принтеров. Выбор поставщика должен зависеть от того, насколько профессионально будет выполнена работа. Если речь будет идти только о засыпке тонера, то вам следует искать дальше.

Стоимость заправки может быть выше объявленной, если требуется разблокировка чипа на картридже, замена какой-либо детали в картридже (при износе) и т.д.